Cómo elaborar el plan de onboarding digital para tu empresa

Onboarding digital

Es conocido como onboarding digital al proceso de acogida que quiere encontrar la correcta integración de nuevos empleados a una organización. Se ha comprobado que una gran cantidad de profesionales no poseen buenos recuerdos de los primeros días en un nuevo puesto de trabajo. Tomando esto en consideración, se diseñan un plan de acogida a los nuevos empleados de una organización, si es que aún no se cuenta con este plan. El plan de onboarding digital en una empresa, cuenta con cuatro objetivos: 

1. Comunicar la filosofía de la organización: con esto se quiere lograr que todos los empleados conozcan el lineamiento que deben seguir, es primordial que desde el día de su contratación sepan cuales son los objetivos, valores, visión y misión de la organización empresarial.
2. Dar a conocer las políticas internas de la organización: antes de iniciar labores en un nuevo puesto de trabajo, el profesional conocerá las normas establecidas para su puesto laboral, las de carácter social, legal y de seguridad.
3. Conocer su posición y la de sus compañeros de labores: es importante conocer desde el primer momento el puesto que ejercerá, así como el que desempeñan sus compañeros. Esto se puede lograr fácilmente contando con un organigrama de la empresa.
4. Conocer las funciones a ejercer: un plan de acogida correcto contempla la realización de una pequeña formación para dar a conocer las tareas a realizar, así como los métodos y técnicas aplicadas para su adecuada ejecución.

Plan de onboarding digital para empresas

Existirán diversas circunstancias en la que se deba dar la bienvenida a un nuevo empleado de una empresa de forma remota. Ya sea porque vive lejos o el puesto sea de teletrabajo, por ello será indispensable contar con un buen plan de onboarding digital. En este caso, se debe prestar atención a afinar todos los detalles, la experiencia es completamente distinta al onboarding presencial. El plan de onboarding digital, inicia antes de que el trabajador se incorpore a la empresa, y se puede describir en estos pasos:  

1. Entregar el kit de bienvenida al nuevo trabajador: si el trabajador no puede ir presencialmente al retiro de este kit, se le puede enviar el welcome pack, así como el equipo informático a su domicilio. Hay que asegurarse de que reciba el material, se recomienda solicitarle al nuevo trabajador que envíe una fotografía y la comparta con el departamento de Recursos Humanos.
2. Adjuntar al nuevo trabajador a los canales de comunicación digital: se debe establecer una comunicación rápida y ágil con el nuevo trabajador, tal y como si estuviera de forma presencial en la empresa. Para lograr esto, es importante la utilización de herramientas de comunicación, como correo electrónico, aplicaciones de mensajería, videollamadas, etc.
3. Planificar una reunión de onboarding con el profesional: es primordial no olvidar incluir en el plan de onboarding una reunión con el nuevo empleado, así pues, poder darle la bienvenida como merece y detallar cuáles serán sus funciones y como es la empresa.
    

La reunión de bienvenida se puede estructurar de la siguiente manera: 

• Organigrama: para conocimiento del nuevo empleado es importante enseñarle el organigrama de la empresa, explicando un poco la posición de cada trabajador.
   
• Misión, visión, filosofía y cultura: aunque en la entrevista de trabajo se hayan dado los detalles de cómo se trabaja en la organización, no está de más ahondar en la misión, visión, filosofía y cultura de la organización. Así, el trabajador desde el día uno tendrá el conocimiento de los objetivos que busca lograr la empresa, si el nuevo trabajador irá acorde al equipo de trabajo.
   
• Firma del contrato: el nuevo trabajador debe firmar con conformidad de su nuevo puesto laboral y existen diversos sistemas que permiten realizar firmas digitales.
   
• Tareas: en este punto se debe explicar de manera detallada cuáles son las funciones a desempeñar, su alcance y como desempeñarlas, para esto se facilitará todas las herramientas y los accesos necesarios.
   
• Periodo de práctica: se recomienda dedicar un tiempo práctico donde se explicara las funciones a cumplir. De esta forma, se puede aclarar las dudas que se le presentan al nuevo trabajador.
   
• Diseñar la metodología del trabajo digital: establecer esta metodología de trabajo a distancia, a veces, puede presentarse sentimientos de aislamiento, estrés y soledad.