Hot desking o mesas calientes

Qué es el hot desking

El término hot desking se refiere a una nueva forma de organizar los espacios de trabajo en la que los empleados ya no tienen un escritorio fijo. Cada día, tienen la libertad de elegir un escritorio diferente. Esta práctica tiene como objetivo principal crear un entorno laboral más flexible y colaborativo, fomentando así una comunicación más fluida entre los empleados. Aunque no todas las empresas pueden adoptar este modelo debido a su idiosincrasia propia, en los últimos tiempos se ha convertido en una tendencia en algunas organizaciones.

La idea de hot desking encuentra su origen en otra práctica llamada hot racking, que era común en la marina estadounidense. Esta práctica consistía en compartir literas entre los marines según sus turnos de trabajo. El concepto de "hot" surge porque cuando un marine se levantaba de la cama, esta seguía caliente debido a la reciente ocupación. Esta medida se implementaba debido a las limitaciones de espacio en los barcos.

En cierta forma, el hot desking busca optimizar los espacios de trabajo compartiendo los escritorios según su disponibilidad. Por ejemplo, al llegar a la oficina un lunes, podemos ocupar un puesto de hot desking que hayamos reservado previamente a través de una aplicación. Sin embargo, al día siguiente es probable que ese puesto ya esté ocupado y deberemos reservar otro para llevar a cabo nuestras tareas diarias.
 

Características del hot desking

Ampliando las características del hot desking, podemos destacar lo siguiente:

• Flexibilidad de ubicación: El hot desking elimina la idea de tener una mesa fija asignada, lo que brinda a los empleados la oportunidad de elegir su ubicación diaria en la oficina. Esto fomenta la adaptabilidad y permite a los empleados trabajar en diferentes entornos según sus necesidades y preferencias.
• Mayor aprovechamiento del espacio: Al no tener escritorios personales asignados, se puede optimizar el uso del espacio de la oficina. Los espacios que antes se destinaban a escritorios fijos pueden ser reorganizados y utilizados para crear áreas de reunión, salas de colaboración o zonas de descanso. Esto mejora la eficiencia y promueve un entorno de trabajo más dinámico.
• Estimulación de la creatividad y la colaboración: Al coincidir con colegas de diferentes departamentos en la misma zona, se fomenta la interacción y la colaboración entre equipos. Esta interconexión estimula la aparición de nuevas ideas y perspectivas, lo que puede impulsar la innovación y el desarrollo de proyectos conjuntos.
• Mayor conexión y networking: Al compartir espacios con diferentes personas, los empleados tienen la oportunidad de conocer y establecer relaciones con profesionales de otras áreas o con diferentes niveles jerárquicos. Esto puede ser beneficioso tanto para el crecimiento profesional como para la creación de redes de contactos.
• Mejora de la comunicación interna: La disposición de los empleados en un entorno de hot desking facilita la comunicación y el intercambio de información entre los miembros del equipo. Al estar más cerca físicamente, se puede resolver problemas de manera más ágil y se promueve una comunicación más fluida y directa.
• Fomento del teletrabajo: El hot desking se combina frecuentemente con la opción de teletrabajo. Los empleados pueden elegir trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar fuera de la oficina en determinados días, lo que les brinda mayor flexibilidad y conciliación laboral.
• Sin mesa fija: Se elimina la restricción de una mesa fija, se impulsa la adaptabilidad y la creatividad, creando un entorno de trabajo más estimulante y productivo.
   

Ventajas del hot desking

Las ventajas del hot desking son muy diversas y beneficiosas para las empresas.

En primer lugar, el uso de este sistema favorece la colaboración entre los empleados. Al estar en constante rotación de puestos de trabajo, se tiene la oportunidad de conocer nuevas personas y establecer relaciones laborales más estrechas. Esto impulsa el networking y crea un ambiente propicio para el trabajo en equipo.

Además, el hot desking permite ahorrar costes significativos. Al optimizar el espacio y compartir recursos entre todos los trabajadores, los gastos de oficina se reducen considerablemente. No es necesario que todos los empleados ocupen su puesto de trabajo todos los días, ya que pueden combinar el trabajo presencial con el remoto. De esta manera, se evita dejar vacío un puesto que no será utilizado, lo que resulta más eficiente y económico.

Otra ventaja del hot desking es la diversidad ambiental que se genera. Al poder elegir el escritorio en el que se trabajará cada día, se puede disfrutar de diferentes ambientes según las necesidades del momento. Ya sea buscando inspiración, motivación o concentración, cada persona puede adaptarse a su entorno deseado.

Por otro lado, este sistema también mejora la organización individual de los trabajadores. Al no tener un escritorio fijo, se incentiva a recoger diariamente sus pertenencias para que el siguiente usuario encuentre un espacio vacío y limpio. Esto conlleva una mayor eficiencia y productividad en el trabajo.

Asimismo, una ventaja adicional del hot desking es la posibilidad de reservar el puesto en función del uso que se le dará. Ya sea para trabajo individual, reuniones o espacios colaborativos, cada colaborador puede elegir según los proyectos en los que esté involucrado o sus preferencias personales.

Finalmente, el uso de escritorios compartidos fomenta un ambiente de trabajo abierto, propicio para la comunicación y la colaboración entre los empleados. Además, al tener menos objetos personales en los espacios de trabajo, se facilita la limpieza y el orden en las instalaciones.

El hot desking ofrece numerosas ventajas que van desde el ahorro de costes hasta el fomento de la colaboración y la organización individual. Es una opción que cada vez más empresas están considerando para optimizar sus espacios y promover un ambiente laboral más dinámico y eficiente.

Desventajas del hot desking

A pesar de tener múltiples beneficios, el hot desking también presenta desventajas. Por un lado, puede generar un ambiente laboral menos acogedor, ya que no contar con un escritorio propio ni con los mismos compañeros al lado de manera constante puede crear una sensación de desapego. Por otro lado, puede haber una pérdida de motivación, dado que la falta de vínculo emocional con nuestro lugar de trabajo puede afectar nuestro ánimo e incluso disminuir nuestra creatividad.

Para evitar estos inconvenientes, es fundamental que las empresas implementen un adecuado manejo del cambio. Fundera, una compañía estadounidense especializada en ayudar a las empresas a tomar decisiones de negocio, propone algunas iniciativas:

Enfocarse en los hábitos de los empleados para establecer horarios racionales y acordar un plan de implementación.

Tomar en cuenta las preferencias de los empleados y crear una sección en la oficina destinada a aquellos que necesiten su propio espacio de trabajo.

Aprovechar la tecnología para facilitar y agilizar la reserva de los espacios de hot desking, a través, por ejemplo, de una aplicación móvil.

Ser transparentes con los empleados desde el principio, involucrándolos en la nueva cultura empresarial.

Compartir con los empleados una lista de directrices y consejos con las mejores prácticas que les ayuden a adaptarse al nuevo modelo.

Fomentar la comunicación para conocer el feedback de los empleados, ya sea a través de encuestas anónimas u otros métodos.